Во многих технических отраслях до сих пор нормально, что ключевые процессы держатся на бумаге, таблицах Excel и ручном труде. Схемы рисуют карандашом, данные переписывают по несколько раз, а итоговые документы собирают вручную из разных источников. В этом кейсе мы рассказываем, как вместе с клиентом из сферы диагностирования ВДГО и ВКГО шаг за шагом уходим от такой модели и создаем удобный цифровой инструмент, который сократит трудозатраты в разы.
Клиент и контекст
Наш клиент — компания, которая занимается техническим обслуживанием внутридомового и внутриквартирного газового оборудования в многоквартирных домах. Это бизнес с высокой ответственностью и жесткими требованиями к документации, где любая ошибка может обернуться переделками, задержками и дополнительными затратами, даже стоить человеческих жизней и повлечь за собой уголовное наказание.
При этом рынок испытывает кадровый дефицит: специалистов становится меньше, а стоимость их работы растет. Для бизнеса это означает прямое давление на маржинальность и необходимость искать способы делать больше теми же силами.
«Машинный труд дешевле человеческого и дает предсказуемый результат — без усталости, невнимательности и случайных ошибок», — Константин Александрович, технический руководитель.
Проблема: лишняя работа
Исторически процесс работы в этой сфере выглядит так: специалист выезжает на место и рисует схему газопровода от руки — на бумаге. Затем эти материалы возвращаются в офис, где другой сотрудник повторно отрисовывает тот же объект в специальной программе, например, NanoCAD или AutoCAD. Параллельно данные измерений переносятся в Excel, текстовые шаблоны или другие инструменты, выполняющие роль базы данных. То есть каждый объект фактически обрабатывается два раза. А итоговое заключение собирается вручную из нескольких источников.
Процесс подготовки документов занимает от 2 рабочих дней из-за логистики и нагрузки на камеральный отдел.
Такой подход выглядит привычным, потому что «так работают все», но на практике приводит к ощутимым потерям. На обработку одного объекта уходит на 30–50% больше времени, чем могло бы. Бизнесу приходится держать дополнительных офисных сотрудников, а риск ошибок при переносе данных оставался высоким.
«Мы поняли, что тратим ресурсы на переписывание и перерисовку одного и того же, и что этого можно избежать», — Константин Александрович, технический руководитель.
Идея: цифровизовать работу «в поле»
Клиенту пришла идея, что нужно автоматизировать весь процесс, а не только офисную часть. Для этого было необходимо, чтобы сотрудники могли готовить цифровые схемы прямо на объекте. Профессиональные CAD-системы, которые использовались в офисе, не подходили для этой задачи. Они перегружены функциональностью и их нельзя использовать «в поле». Решили, что нужен собственный инструмент, который будет выполнять все необходимые функции, и при этом не будет слишком сложным и перегруженным.
Так родилась идея кастомной разработки приложения, которое будет работать и на планшетах и на стационарном ПК.
Приложение позволяет камеральному отделу получить готовые документы и заключения на руки практически сразу же, как инженер, оставаясь на объекте, закончит заносить данные в систему.
«Для инженера важно, чтобы инструмент не мешал работе. Если ему нужно долго разбираться в интерфейсе — он просто не будет им пользоваться, поэтому мы хотели сохранить привычный сценарий — как будто рисуешь карандашом, только сразу в цифровом виде», — Константин Александрович, технический руководитель.
Задача и ожидания от проекта
В итоге перед нами стояла задача создать программный комплекс, который автоматизирует и объединит ключевые бизнес-процессы компании: работу специалистов на выездах и подготовку итоговых заключений.
Основные цели проекта:
- снизить нагрузку на сотрудников без увеличения штата
- обрабатывать больше объектов тем же составом сотрудников
- минимизировать влияние человеческого фактора, в том числе риски ошибок
- сократить процесс подготовки документов
- уйти от разрозненных инструментов и бумажного документооборота
- улучшить экономику за счет снижения себестоимости услуг
В перспективе программный комплекс должен стать основой для дальнейшей автоматизации и масштабирования бизнес‑процессов компании
Решение
Графический конструктор
Первой частью решения стал графический конструктор схем газопроводов. Мы разрабатываем редактор, ориентированный на работу с планшетом и стилусом, который по ощущениям повторяет привычный процесс «карандаш + бумага», но сразу создает цифровую схему. Инженер собирает схему из готовых элементов прямо на объекте, а данные заносятся базу данных.
Конструктор позволяет собирать схему из существующих элементов, а не рисовать «с нуля», что ускоряет процесс и минимизирует риск ошибки.
Такой подход позволяет сократить обработку одного объекта в 1,5–2 раза, полностью убрать этап повторного черчения и снизить зависимость от офисных специалистов.
«Если схема и данные появляются сразу в системе, мы убираем целый слой лишней работы», — Константин Александрович, технический руководитель.
Камеральный блок
Вторая часть решения состоит из камерального блока. В нем содержатся все необходимые данные и документы, с которыми работают специалисты для подготовки заключений.
Панель управления камеральной части приложения
Кастомная разработка позволяет создать систему полностью под себя. В отличие от готовых программ, собственное ПО содержит все нужные для работы разделы и не перегружена лишними функциями.
Вся информация занесена в приложение и может быть автоматически выгружена при необходимости
В разделе «База заказчиков» хранится информация об управляющих компаниях, с которыми работает компания. По сути, это единая точка входа для всей дальнейшей работы: именно к заказчику привязываются дома, сотрудники и заключения.
Раздел с сотрудниками объединяет всех, кто участвует в процессе: полевых специалистов и тех, кто работает с документами в камеральной части. Для каждого сотрудника можно настроить доступы, роли и заполнить профиль — эта часть сейчас активно дорабатывается.
В данные об объектах содержится информация о домах. При создании объекта его можно привязать к конкретной управляющей компании, указать адрес и дополнить техническую информацию о доме. Фактически это связующее звено между заказчиком, выездными работами и итоговыми заключениями: все данные по объекту собираются в одном месте и используются дальше при формировании документов.
Система собирает все измерения, автоматически выполняет расчеты по заданной логике и формирует акты и заключения. Итоговый документ выгружается в PDF без ручной сборки из нескольких файлов.
«Мы хотим нажимать кнопку — и получать готовое заключение, а не собирать его из пяти разных документов», — Константин Александрович, технический руководитель.
Связка графики, данных и документов делает результат более предсказуемым и снижает количество ошибок.
Как мы работаем над проектом
Проект развивается итеративно. Мы начали с MVP, тестируем решения на реальных объектах и регулярно пересобираем логику по итогам созвонов с клиентом. Предметная область сложная, и значительная часть работы — это перевод бизнес-процессов и отраслевых требований на язык продукта и разработки.
MVP
На данный момент готовы MVP графического и камерального блоков. Система используется в тестовом режиме, и уже сейчас виден сквозной сценарий от выезда на объект до готового PDF-документа. Проект находится в активной разработке. Мы продолжаем развивать продукт, опираясь на реальные сценарии работы специалистов и бизнес-цели клиента.
Зачем это бизнесу и почему такие проекты — будущее отрасли
После полноценного внедрения клиент рассчитывает сократить цикл «объект — заключение» примерно в два раза и увеличить количество обрабатываемых объектов без расширения команды. Это снижает операционные затраты, уменьшает количество ошибок и позволяет бизнесу расти без пропорционального роста расходов.
Отрасли с большим количеством выездных и регламентированных работ долгое время оставались в стороне от цифровизации. Но ситуация меняется: специалистов становится меньше, требования к качеству и прозрачности растут, а ручной труд становится слишком дорогим.
Цифровые инструменты, которые учитывают реальные условия работы в поле, убирают повторяющиеся операции и превращают экспертизу в алгоритмы, становятся не просто удобством, а конкурентным преимуществом. Именно поэтому такие проекты — это не разовая автоматизация, а фундамент для устойчивого роста бизнеса в технических и инженерных отраслях.
«Мы понимаем, что дальше расти по старой модели невозможно — нужен другой подход к процессам. Поэтому рассматриваем этот продукт как основу для дальнейшей автоматизации, а не как разовое решение одной задачи», — Константин Александрович, технический руководитель.
ВКОНТАКТЕ
TELEGRAM