Менеджеры исправно двигают карточки в системе CRM (управления взаимоотношениями с клиентами), но собственник бизнеса понятия не имеет, что на самом деле происходит: сколько реально завершенных продаж, какие направления западают, какие сделки зависли и на каких этапах воронки пропадают потенциальные клиенты.
С такой ситуацией столкнулся наш клиент. Мы разработали отдельное приложение и превратили непонятные громоздкие отчеты из CRM в прозрачную систему управления продажами.
Задача: система CRM есть, а управленческих данных — нет
Когда клиент — загородный комплекс «ИВКИНО ПАРК» (отель, детский лагерь, банкеты, корпоративы, программы для пенсионеров, кемпинг) — к нам пришел, у него уже была внедрена одна из популярных систем CRM (управления взаимоотношениями с клиентами). Менеджеры в ней работали, а вот собственник и руководитель отдела продаж не могли получить ответы на простые вопросы. Сколько реально продал каждый менеджер за месяц? Какие сделки зависли без движения? Сколько денег ожидается в этом месяце? Где менеджер теряет клиентов — на этапе презентации или коммерческого предложения?
Стандартные отчеты системы не позволяли клиенту видеть картину продаж и не помогали принимать управленческие решения.
Система выдавала стандартные отчеты, но метрики не имели никакого отношения к выручке. Например, среднее количество задач по дням недели или скорость выполнения задач. Звучит красиво, но для бизнеса клиента эти данные бесполезны, на их основе невозможно принимать управленческие решения.
Кроме того, зарплату менеджерам приходилось рассчитывать «на глаз» и вручную сводить данные. Потому что в отчетах не видно приход и возвраты денег по сделкам. В таких условиях ошибки и споры были неизбежны.
Собственник сформулировал проблему коротко: «Я хочу видеть цифры по своему бизнесу».
Решение: не стали дорабатывать CRM и создали отдельное приложение
Технически отчеты в существующей системе управления взаимоотношениями с клиентами можно уникализировать, но это потребовало бы масштабных доработок внутри нее. При этом велик риск сломать процессы менеджеров и потерять данные нескольких месяцев работы.
Мы предложили создать отдельное легкое веб-приложение, которое через открытое API (прикладной программный модуль) забирает данные из существующей CRM и группирует их так, как нужно руководителю. Менеджеры продолжают работать в привычной программе, а собственник и РОП получают свой собственный интерфейс, где нет ничего лишнего — только те метрики, которые их интересуют (сделки, оплаты, брони, возвраты и т. д.).
Что мы сделали: Ревью — отчет, который показывает правду
Мы создали отдельное приложение, которое подключается к CRM через API (прикладной программный модуль) и показывает отчет с цифрами по нужным метрикам.
Интерфейс Ревью
Пользователь может группировать данные так, как ему удобно. Руководитель сам выбирает уровень детализации: по менеджерам, по направлениям (детский лагерь / отель / банкеты), по месяцам заезда (продажи на июнь, июль, август) или по статусам сделок.
Пользователь может сам выбирать, какие данные он хочет посмотреть.
Отчет показывает все сделки менеджеров, в каких статусах они находятся. Если по каким-то сделкам нет движения в этом месяце, то руководитель отдела продаж может указать менеджеру на это.
Отчет позволяет выбрать несколько сотрудников и сравнить их показатели.
Еще одна особенность: система сохраняет историю изменений статусов, поэтому видно, например, что была создана «новая заявка» и больше движений по сделке не было.
История изменения статусов фиксируется и сохраняется в Ревью.
Чтобы уточнить детали можно перейти в карточку сделки в CRM прямо из Ревью одним кликом. Это позволяет анализировать эффективность в динамике, а не только по финальному результату.
В Ревью можно посмотреть все детали по каждой сделке и перейти в карточку в CRM в один клик.
Примеры использования
Допустим руководитель хочет посмотреть, как определенный менеджер продавал путевки в детский лагерь в прошлом месяце. Выбираем март → нужного менеджера → направление «Детский лагерь». Отчет сразу показывает, что у этого менеджера нет продаж на август. Руководитель видит, что можно поработать в этом направлении.
Отчет показывает, на какие направления и периоды стоит обратить внимание.
Другой пример. Руководитель хочет сравнить, кто из сотрудников лучше продает «Детский лагерь». Тогда он может выбрать одно и то же направление у разных сотрудников и посмотреть цифры.
Отчет позволяет легко сравнивать работу сотрудников по разным направлениям и периодам.
Результаты: что получил клиент
Возможность принимать управленческие решения на основе цифр. Клиент видит, какие направления хуже продаются, а где наоборот может быть перегруз площадки. Это дает возможность управлять продажами и контролировать загрузку. Руководитель может вовремя сделать снижение цены или закрыть продажи, провести дообучение по продажам для менеджеров или назначить бонусы за закрытые сделки по какому-либо направлению или периоду, чтобы стимулировать работу.
«Я увидела, что менеджер отлично продает детский лагерь и отель, а по банкетам — ноль. Значит, нужно дообучение или перераспределение клиентов. Раньше я этого просто не знала», — поделился клиент.
Прозрачность работы каждого менеджера. Руководитель отдела продаж сразу видит, кто реально закрыл сделки в оплату, у кого много «висяков» и на каком этапе чаще всего слетают брони. Например, если по одной из сделок в статусе «коммерческое предложение» висит крупная сумма, которая так и не перешла в оплату — это сигнал, что менеджер не дожал клиента. Можно напомнить сотруднику об этой сделке и довести ее до оплаты. Раньше возможности отследить такие сделки просто не было.
Честная зарплата без ручного подсчета. В одном отчете теперь видны сумма всех приходов по менеджеру за месяц и сумма всех возвратов. Никаких расчетов «на глаз» и споров с бухгалтерией.
Лиды перестали теряться. Если к сделке не прикасались месяц — она попадает в статус «без движения», и РОП может напомнить о ней менеджеру. А если сотрудник уволился или ушел в отпуск — передать другому. Потерять лид (потенциальный клиент) — это не упущенная выгода. Это минус: вы уже потратились на рекламу, а результата нет. Теперь такой проблемы нет.
«Я хотела просто видеть цифры по своему бизнесу. CRM показывал какие-то задачи по дням недели — но это не то, что мне нужно. Теперь ситуация стала намного яснее: я вижу нагруженность площадки в разные периоды, понимаю, что именно нужно продавать и на какие даты. Расчет зарплаты стал простым и точным. Отдельно вижу все приходы и возвраты по каждому менеджеру. Наконец-то я вижу реальную картину: где деньги, где трудности и с кем из менеджеров нужна дополнительная работа», — поделился наш клиент.
Технические детали и для кого это решение
Решение работает через открытое API (приклдажной программныйй модуль) CRM-системы. От клиента нужен только доступ к API (прикладной программный модуль) и описанные статусы сделок. Система масштабируется на любое количество менеджеров и сделок: при росте нагрузки достаточно использовать фильтры, чтобы не грузить тысячи сделок сразу.
Этот инструмент подойдет, если у вас уже есть CRM, вы собственник, коммерческий директор или РОП, вы подозреваете, что менеджеры работают неэффективно и вы хотите видеть цифры по бизнесу, чтобы принимать взвешенные управленческие решения.
Мы уже разработали и внедрили Ревью для загородного комплекса — и готовы сделать такой же отчет под вашу CRM и ваши задачи. У нас есть опыт, понятная технология и готовое решение, которое адаптируется под любые статусы сделок, направления и логику KPI. Если вам нужна прозрачная система управления продажами без боли с доработками самой CRM — просто свяжитесь с нами. Покажем, как это работает, и предложим вариант именно для вашего бизнеса.
ВКОНТАКТЕ
TELEGRAM