Одно из наших направлений — IT-консалтинг.

Мы помогаем компаниям внедрять цифровые решения для оптимизации процессов. И однажды задумались: почему бы не применить свой же подход внутри команды? Ведь у нас тоже могут быть рутинные задачи, которые можно автоматизировать.

Решили, что нужно менять расчет зарплат: раньше наши сотрудники сами считали часы работы и заполняли таблицы, затем руководители сверяли данные и исправляли ошибки. Такой подход имел сразу несколько значительных минусов:

❌ Долго и дорого — разработчики, проджекты и топ-менеджмент тратили свое время на рутину.
❌ Риск ошибок — человеческий фактор мог привести к ошибкам в выплатах.
❌ Недовольство — команде не нравилось тратить время на таблицы и проверки.

Первый шаг — освободить сотрудников от ручных подсчетов. У нас уже был трекер учета времени, который мог автоматизировать расчет зарплаты разработчиков. Но его функционал не позволял сделать то же самое для других должностей и не учитывал работу на внутренних проектах. Поэтому дополнительно мы разработали свое решение, которое выполняло нужные нам задачи: считало время работы всех сотрудников — данные стали формироваться автоматически, риск ошибок снизился.

Однако все равно операционному директору приходилось тратить время на сбор и сверку. Поэтому вторым шагом добавили функцию выгрузки данных — время обработки данных сократилось до минут.

Третий шаг — доработка. Автоматизация — процесс итеративный: каждая система в какой-то степени уникальна, поэтому невозможно при разработке сразу учесть все нюансы. Например, изначально система не учитывала разницу часовых поясов. Иногда из-за этого аналитика искажалась, а данные приходилось перепроверять вручную. Но каждая такая «нестыковка» помогала доводить ПО до желаемого результата.

Результат

Сегодня процесс занимает минуты, а не часы. Программа мгновенно выгружает готовые отчеты, а проверка требует лишь беглого взгляда. Главное, что сотрудники больше не тратят время на рутину, а компания избегает рисков, связанных с ошибками в выплатах.

✔️ Сотрудники — довольны
✔️ Ошибок — ноль 
✔️ Время на проверку — минуты вместо часов

Автоматизация — это не про «уволить людей», а про то, чтобы освободить их время для важных задач. Да, первые итерации могут требовать доработок, но результат того стоит.

Если хотите тратить меньше времени на таблички — пишите Алексею @navlis23. Подберем подходящие IT-инструменты для ваших задач и расскажем, как перейти с Excel на современные решения.