Вместо тысячи разрозненных страниц Excel — всего один удобный инструмент

Задача

Клиент пришел к нам с целью автоматизировать один из процессов в своей компании, а именно — работу менеджеров по продажам.

Как это работало раньше: менеджеры записывали продажи в отдельный эксель документ, указывали всю информацию о заказе
→ затем из этого докумнета считался процент с продаж, который они получали.

У каждого менеджера была своя таблица и свой процент с продаж, каждая строка в таблице — отдельная продажа.

Минусы такого подхода:

• информация разрозненна, сложно найти нужное;
• данные сложно контролировать, не всегда можно отсортировать по нужным параметрам;
• таблица настолько большая, что не влазит в один экран, ее сложно воспринимать;
• тратилось много времени на подсчет;
• после проверки строк главным бухгалтером, менеджер может менять информацию, в том числе и свой процент с продаж.

Решение: автоматизация процесса подсчета

После детального обсуждения задачи с клиентом, мы приступили к работе. Нужно было создать личный кабинет для менеджеров по продажам и админ панель для главного бухгалтера.

Пример таблицы Excel

Некоторые поля в таблице должны были иметь ограниченный набор вариантов (например, список перевозчиков), поэтому мы предложили сделать их редактирование через админку, что в дальнейшем позволило удобно фильтровать строки по таким полям и быстро находить нужные.

Для наглядности результата мы собрали прототип проекта в miro.

Часть прототипа в Miro

Следующим шагом стало написание технического задания. ТЗ включало в себя 4 раздела:

1. Подготовительные работы
2. Разработка личного кабинета
3. Разработка админ панели
4. Тестирование и релиз

Каждый этап разбили на задачи, каждая задача оценена сколько затратит часов на реализацию.

Разработка

Разработчик на проекте работал один, проект планировали сделать за две недели. В конце каждой недели мы высылали видеоотчеты о работе готового функционала, где рассказывали и показывали, как и что у нас релизовано.

 

К началу второй недели проект уже был развернут на Heroku и клиент мог сам проверять результаты работы. По всем непонятным моментам мы также записывали видеопояснения.

В ходе разработки с серьезными проблемами не столкнулись, но в какой-то момент запутались в формулах, из-за того что было два исходных файла экселя с разными формулами, сверившись с клиентом и все исправили. Также вносили некоторые правки касательно внешнего вида и расположения элементов, которые поступали от нашего заказчика.

После того, как мы реализовали прописанные в ТЗ функции, от клиента поступили дополнительные задачи. Мы обсудили новые задачи, оценили их стоимость и выполнили в обговоренные сроки.

Клиент хотел, чтобы проект работал в локальной сети. Поэтому мы подготовили инструкции по развертыванию для сисадмина на стороне клиента и помогали ему на всех этапах. Однажды подключались удаленно к его компьютеру и разбирались с проблемой, которая на heroku не воспроизводилась, оказалось дело было в настройках базы данных на локальном сервере.

Результат

Клиент получил автоматизированную систему для работы с менеджерами по продажам, а мы — удовольствие от того, что упростили жизнь нашему заказчику и были полезны!

Мы реализовали:

• единая админ панель для всех менеджеров;
• фильтры, сортировки, поиск и выбор необходимых для вывода столбцов;
• возможность создания новых менеджеров;
• управление доступом к личному кабинету менеджера, т. е. возможность активировать/деактивировать менеджера;
• удобное управление списками перевозчиков, видов товара;
• вывод статистики по продажам, в том числе с учетом выбранных фильтров;
• личный кабинет менеджера, который не может менять информацию после проверки админа;
• удобное создание продаж в модальном окне.

Личный кабинет менеджера

Админ панель

Визуально получилась практически та же таблица эксель, но с фильтрами, сортировками, поиском и выбором необходимых для вывода столбцов вся информация в едином виде. На данный момент нашей системой пользуются, жалоб о проблемах и сбоях не поступало.